Pour les documents à signer sur place, la signature électronique peut aussi être employée en utilisant un support comme une tablette ou un smartphone. L’impression de certains documents est ainsi évitée et un temps précieux est gagné pour tous.
 
Alors qu’est-ce que la signature électronique ? Quel en est le bénéfice pour les notaires ? Réponses !

La signature électronique est un dispositif qui permet à un signataire d’apposer son parafe de manière dématérialisée. On parle de signature électronique pour notaire, car cette corporation dispose de nombreux documents à faire signer à leurs clients, mais ce dispositif peut aussi être utilisé par les professionnels de la banque, de l’assurance ou encore, de l’immobilier.
 
En faisant appel à un Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, une entreprise peut tout à fait proposer la signature électronique à sa clientèle. Cela peut concerner l’envoi de documents par e-mail en utilisant donc, un dispositif de signature électronique en ligne ou encore, en proposant une tablette ou un smartphone directement à une personne physique afin que cette dernière puisse signer le document de manière dématérialisée.
 
La signature électronique permet de sécuriser les transactions et de signer les documents qui disposent d’une véritable valeur juridique tout en garantissant la traçabilité des transactions numériques. Elle simplifie les procédures puisque l’impression -ou encore le scan des documents- n’est plus nécessaire.
 
Les délais de contractualisation sont aussi réduits puisqu’un document peut être signé instantanément sans avoir besoin de programmer un nouveau rendez-vous par exemple. Tout ceci facilite donc le processus de signature de documents, mais permet aussi diminuer certains coûts, notamment en matière d’archivage des documents et donc, de gagner en productivité de manière générale.

Les notaires peuvent bénéficier de ces nombreux avantages. Par exemple, le processus de signature de documents importants comme les « sous-seing privé » est largement fiabilisé par la signature électronique qui permet de sécuriser le process.
 
La traçabilité des transactions s’avère renforcée et il est également possible d’effectuer une conservation à valeur probante des documents. Une partie de l’activité du notaire peut ainsi être maintenue à distance, notamment lorsque les déplacements sont limités.
 
Certains documents peuvent ainsi être envoyés directement par e-mail et signés à distance ce qui assure la continuité des activités lorsque le cabinet ne peut pas recevoir de public ou encore, lorsqu’il est difficile de trouver rapidement une date permettant de fixer un rendez-vous pour réunir toutes les personnes concernées.
 
Certaines démarches administratives seront donc largement simplifiées aussi pour les clients, ce qui permettra de grandement améliorer l’expérience utilisateur. Qui plus est, la signature électronique permet aussi de réduire le temps de traitement des dossiers (plus d’informations sur l’activité de notaire ici).
 
Les notaires qui souhaitent se tourner vers la signature électronique auront la possibilité de choisir entre trois solutions distinctes avec trois niveaux de sécurité qui sont la signature simple, la signature avancée et la signature avec certificat qualifié. Chacune disposant notamment d’un horodatage qualifié norme EN 319 421, d’un code OTP envoyé par SMS et également, d’une conservation des documents à valeur probante.